Зачастую, при переезде возникает вопрос – что куда положить, чтобы избежать потери вещей или путаницы? При переезде офиса это становиться очень важным пунктом т.к. переезд не должен сильно усугубить рабочий процесс.
Самый первый шаг при подготовке офиса – назначение ответственного лица за организацию переезда. После определения ответственного, подготовка осуществляется поэтапно и учитывает все нюансы.
Этап 1 – оповещение сотрудников
После того, как руководитель организации даёт официальный документ на переезд, следует оповестить сотрудников. Важно, чтобы каждый получил эту информацию. Можно оповестить устно, по письму на электронную почту и дополнительно разместить объявление в офисе.
Что следует сказать сотрудникам?
- дату переезда офиса;
- точный адрес размещения;
- как добраться до работы на личном автомобиле или общественном транспорте;
- примерное размещение на новом месте/ расположение кабинетов;
- есть ли парковка.
После того как все сотрудники стали осведомлены, можно приступать к самому переезду.
Этап 2 – план переезда офиса
Лучше всего начать подготовку заблаговременно, примерно за две недели. В лучшем случае – за месяц. Для того чтобы успеть всё и ничего не забыть рекомендуется составить план, который должен включать в себя такие действия:
- подготовка списка тех, кто переезжает. Указание количества кабинетов, подразделений и сотрудников;
- поиск организации, которая будет заниматься переездом. А именно, нужно подобрать компанию, которая занимается грузоперевозками и специализируется на офисных переездах. У них всегда есть грузчики и необходимый упаковочный материал;
- подготовка имущества офиса: техника, мебель и документация. Желательно составить список перевозимых вещей и подготовить для них необходимое количество упаковочного материала: коробки, папки, пластиковые пакеты;
- подготовка нового офисного помещения. Нужно определить назначения кабинетов, подписать их и оценить общее состояние рабочего места.
При формировании плана также важно указать сроки выполнения каждого этапа. Подготовить всё к переезду и упаковать имущество следует за 10 дней до предполагаемой даты переезда.
Этап 3 – выбор компании перевозчика
Немаловажная задача – выбрать надёжную компанию-перевозчика, которая будет погружать вещи и разгружать их. Человек, ответственный за переезд, может сформировать список компаний с указанием ключевых значений и передать руководству на согласование. При выборе подрядчика следует учесть:
- стоимость оказания услуг и наличие договора;
- есть ли в штате грузчики, такелажники и необходимая техника;
- опыт компании, отзывы их клиентов и рекомендации;
- наличие гарантии на переезд.
Наличие договора при работе со сторонней организацией обязательно, так как это позволит избежать рисков и застрахует ваше имущество от потерь. Договор выступает гарантией на оказание услуг.
Этап 4 – действия проводимые в офисе
Процесс упаковки вещей и подготовка переезда, как правило, выполняется самой организацией. Это позволит сэкономить денежные средства и быть уверенным в сохранности документов. Что следует учесть:
- Избавиться от лишнего. При переезде есть возможность утилизировать всю ненужную документацию с истёкшими сроками хранения, переезд – повод для этого. Расхламление в офисе от старых документов и канцелярии избавит вас от упаковки и перевозки ненужных вещей.
- Внимательное отношение к технике. Все компьютерные мониторы следует упаковать в пузырчатую плёнку и закрепить скотчем, прежде чем сложить в картонные коробки. Провода и кабели следует подписать и разложить по разным пакетам.
- Упаковка документации. Папки с документами лучше разложить по коробкам и подписать их.
- Разборка мебели в офисе. Эту задачу лучше доверить специалистам, которые правильно разберут и разложат все детали.
